NordiCare personvernerklæring

Ditt personvern

Vi beskytter personvernet til våre kunder og håndterer personopplysninger om kundene våre på en betryggende måte ut i fra gjeldende lovgivning. Denne personvernerklæringen har til hensikt å gi en ærlig beskrivelse av behandling av personopplysninger som skjer innenfor rammene til NordiCares virksomhet.

NordiCare behandler kun personopplysninger for spesifikke formål, som beskrives nærmere nedenfor. Hovedsakelig behandles personopplysningene i vårt kundesystem samt økonomi- og regnskapssystemer. Informasjonen vi samler inn er nødvendig for at vi skal kunne behandle og gjennomføre kjøp, bytte og reklamasjoner, både i forbindelse med regnskap, men også for å kunne gi kundene våre en god og pålitelig service. Vi samler inn opplysninger fra nye og potensielle kunder som har bedt om å motta mer informasjon om våre produkter og vår bedrift. Vi sender e-poster og nyhetsbrev til de kundene som har valgt å abonnere på våre nyheter.

NordiCare er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger vi samler inn for å kunne drive vår virksomhet.

Personopplysninger

Personopplysninger er all informasjon som kan tilskrives en fysisk levende person. De personopplysninger som NordiCare samler inn og behandler består hovedsakelig av navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, bestillingsnummer og kundenummer. Opplysninger som trengs for å gjennomføre avtalen og leveringen. NordiCare samler også inn informasjon om våre bedriftskunders interesse for produkter og sortiment basert på informasjon fra våre kunder og kundens virksomhet.

Innsamling av personopplysninger

NordiCare samler hovedsakelig inn personopplysninger som kundene og interessenter gir direkte til oss. Enten gjennom eget samtykke eller for å kunne gjennomføre kontraktsmessige forhold med våre kunder. For våre bedriftskunder samles det inn opplysninger i det bedriften blir kunde hos oss, i forbindelse med bestilling av kundemøter og personlig kontakt med bedriften på messer og andre arrangementer. Vi behandler opplysninger om våre bedriftskunder i vårt kundehåndteringssystem samt i vårt økonomi- og regnskapssystem der man administrer transaksjoner, bestillinger og fakturaer.

For våre privatkunder (forbrukere som handler hos oss eller tar kontakt med NordiCare) samles det inn personopplysninger i de tilfellene der man melder seg opp til nyhetsbrevet via nettsiden vår, registrerer seg som kunde på nettsiden eller benytter seg av handlefunksjonen i vår nettbutikk. Vi behandler ikke privatkunders opplysninger i vårt kundehåndteringssystem. Opplysninger behandles imidlertid i vårt økonomi- og regnskapssystem og på vår nettsideplattform.

Vi benytter oss av cookies (informasjonskapsler) på våre nettsider. Cookies er lokalt lagret data som samles inn for å optimalisere bruken av nettsiden vår. Les mer om vår cookie policy her. Innsamling og behandling av personopplysninger kan også gjøre med hensyn til informasjon du gir når du er i kontakt med vår kundeservice, både som privat- og bedriftskunde.

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

NordiCare behandler kun personopplysninger når vi har rettslig grunnlag for å gjøre det. Personopplysninger innhentes og behandles både fordi NordiCare skal være i stand til å oppfylle avtalene vi har med våre kunder, og/eller basert på samtykke fra våre kunder. Opplysninger kan bli lagret over en lengre periode hvis regnskapsmessige forhold krever det.

Lagring, korrigering og sletting av personopplysninger

NordiCare oppbevarer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å kunne oppfylle de formålene de ble samlet inn for. Opplysninger som befinner seg i vårt kundehåndteringssystem, endres eller slettes idet kundeforholdet opphøres eller endres, som for eksempel når ansatte slutter eller bedriften endrer adresse. Vårt kundehåndteringssystem inneholder kun informasjon om våre bedriftskunder og ansatt personell/kontaktpersoner.

Opplysninger som samles inn via nettsiden vår, slettes eller endres som angitt under "Handle i vår nettbutikk" nedenfor. Vi lagrer som regel kun opplysninger som er nødvendige for å kunne bistå og følge opp et kjøp som ble gjort i vår nettbutikk samt opplysninger du med aktivt samtykke har gitt fra deg for å kunne registrere deg som kunde hos oss eller abonnere på vårt nyhetsbrev.

I vårt økonomi- og regnskapssystem lagres informasjon som kreves for regnskapsmessige formål, så lenge det kreves i henhold til regnskapsloven.

Slik behandles dine personopplysninger

NordiCare behandler personopplysningene dine til ulike formål i henhold til virksomhetens rammer slik det beskrives i de følgende punktene.

Kunderegistrering og ordrebehandling

I vårt kundehåndteringssystem behandles og lagres opplysninger på vegne av våre bedriftskunder samt potensielle bedriftskunder som gjennom samtykke har oppgitt sin kontaktinformasjon og fremtidig informasjon. Kundehåndteringssystemet brukes hovedsakelig av NordiCares salgsrepresentanter, som er i direkte dialog med våre bedriftskunder samt andre ansatte som jobber med ordre- og lagerhåndtering. Kontinuerlig oppdatering og sletting av opplysninger i kundehåndteringssystemet styres av ansvarlig selger, der endrede opplysninger også rapporteres og oppdateres i vårt økonomi- og regnskapssystem.

Informasjon om bestillinger og transaksjoner behandles og lagres i vårt økonomi- og regnskapssystem. Opplysninger kan lagres over en lengre periode (maksimalt 7 år) basert på regnskapsmessig bruk i samsvar med regnskapsføringsloven.

Ved bestilling og levering av varer behandles personopplysninger for å kunne oppfylle avtalen med våre kunder. Nødvendige personopplysninger blir derfor videresendt til våre underleverandører, som for eksempel fraktselskaper og leverandører av våre betalingsløsninger. Når det gjelder serviceavtaler med våre underleverandører, se "Tilgang til personopplysninger" og "Kontraktspartnere og leverandører" nedenfor.

Handle på vår nettside

De opplysninger som oppgis ved bruk av kjøpsfunksjonen på nettsidene våre, lagres og behandles innenfor rammene for hva som er nødvendig for å gjennomføre og yte service ved kjøpet ditt. Opplysninger som hentes inn for å gjennomføre kjøpet sorteres og lagres i maksimalt 1 år etter at kjøpet er gjennomført på vår nettsideplattform. Opplysninger som hentes inn, men som ikke er nødvendig for behandlingen, slettes kontinuerlig og lagres i maksimalt 3 måneder på vår nettsideplattform. Hvis du registrerer deg som kunde på våre nettsider, lagres opplysningene du har registrert på vår nettsideplattform helt til du har avregistrert deg som kunde hos oss. Det samme gjelder hvis du abonnerer på vårt nyhetsbrev. Du kan når som helst velge å avregistrere kontoen din eller abonnement på nyhetsbrevet.

Informasjon om kjøpet som er blitt gjort i nettbutikken vår, registreres i vårt økonomi- og regnskapssystem. Opplysninger som er nødvendige for regnskapsmessige formål, kan bli lagret over en lengre periode, i samsvar med regnskapsloven. Informasjon om privatkunder overføres ikke til kundedatabasen i vårt kundehåndteringssystem.

Kundebehandling

Vi bruker dine personopplysninger som du har oppgitt i kontakt med kundeservice for å kunne svare på og håndtere dine spørsmål, kommentarer og reklamasjoner. For å kunne gi god service, kan det hende vi kobler denne informasjonen sammen med informasjonen som kunden allerede har gitt, og gjøre bemerkninger i vårt kundehåndteringssystem for å kunne gi nødvendig service og behandling. Det er kun kundeinformasjon om bedriftskunder som håndteres i vårt kundehåndteringssystem.

Markedsføring

Personopplysninger fra våre kunder brukes i noen tilfeller ved direkte markedsføring, som for eksempel e-poster med informasjon om aktuelle produkter og tilbud. Hovedsakelig sendes e-postene til representanter for våre bedriftskunder. Vårt mål er å drive en balansert markedføring der vi kun sender informasjon om produkter og nyheter som er av interesse for virksomheten til våre bedriftskunder.

Du kan når som helst gi beskjed om at dine personopplysninger ikke skal benyttes i direkte markedsføring. En forespørsel om å sperre for direkte markedsføring gjøres direkte via link i vårt nyhetsbrev og e-poster eller via en skriftlig forespørsel til vår kundeservice. Privatkunder som registrerer seg på våre nettsider må aktivt krysse av for om de ønsker e-poster fra oss, men et slikt samtykke når som helst kan trekkes tilbake i samsvar med det som er nevnt over.

Tilgang til personopplysninger

I NordiCare er det kun de ansatte som trenger tilgang til personopplysninger for å kunne gjennomføre arbeidsoppgavene sine, som skal ha tilgang til slike opplysninger. NordiCare har en serviceavtale med underleverandører som håndterer personopplysninger på vegne av NordiCare. Disse avtalene inneholder bestemmelser om personvern og sikkerhet for behandling av personopplysninger. Se mer under "Kontraktspartnere og leverandører" nedenfor.

Sikker behandling av personopplysninger

Opplysningene som er blitt betrodd NordiCare skal behandles på en betryggende og tilfredsstillende måte. Kun ansatte med tillatelse har tilgang til opplysningene, det finnes beskyttelse mot både inntrenging og ødeleggelse av informasjonen. Våre ansatte er opplært i behandling av personopplysninger og aktuelle sikkerhetsaspekter i forhold til bestemte tjenester. NordiCare arbeider kontinuerlig med å overholde prinsippene om ”innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard”, ved å evaluere risikoen som er forbundet med behandling av personopplysninger og velge sikre alternativer for intern styring og overfor våre kontraktspartnere og leverandører. Personopplysninger kan overføres for håndtering i IT-systemer som leveres av eksterne parter i situasjonene som beskrives under overskriften "Kontraktspartnere og leverandører" nedenfor.

Kontraktspartnere og leverandører

NordiCare benytter seg av en rekke ulike IT-systemer og tjenester i virksomheten. I noen av disse lagres og behandles personopplysninger. Noen programmer installeres direkte hos oss, mens andre er skyløsninger eller installert hos vår leverandør. I de tilfellene der personopplysningene håndteres eller lagres hos tredjepart, deles personopplysningene med leverandøren, men NordiCare er fortsatt behandlingsansvarlig. Leverandøren lagrer og behandler kun de opplysningene som trengs til den bestemte oppgaven, i samsvar med avtalen som er inngått med leverandøren.

Interne IT-systemer

NordiCares interne IT-system inkluderer vårt kundehåndteringssystem, økonomi- og regnskapssystem, synkroniseringsprogrammer for kobling mellom nettsideplattform og økonomi- og regnskapssystem samt vårt interne IT-miljø. Lagring av alle interne IT-systemer skjer gjennom skytjenester som administreres på en fysisk server innenfor EU/EES.

Nettsider og kjøp

Vi benytter oss av en nettsideplattform fra ekstern leverandør. De opplysninger som du etterlater ved besøk, kjøp og registrering via våre nettsider, samles inn og behandles. Vår webserver administreres i en fysisk server innenfor EU/EES.

Betalingsløsninger

Vi bruker eksterne leverandører til å håndtere betalingen til våre kunder. Vi bruker leverandører som tilbyr sikker kortbetaling og faktura. NordiCare håndterer ikke personlig informasjon i forbindelse med eventuelle betalinger til de respektive tjenestene.

Utsendelser

Utsendelser og nyhetsbrev gjøres via en nettbasert tjenesteleverandør. Her behandles e-postadresser og navn på lister for ulike utsendelser. Applikasjonsserveren er lokalisert i EU/EØS.

Frakt

Vi bruker personopplysninger for å bestille transport av kjøpte varer gjennom våre transportører. Informasjonen som oppgis er koblet til den respektive bestillingen/vareleveringen og er nødvendig for at varene skal kunne leveres til deg. Opplysninger som oppgis, lagres i en begrenset periode hos transportøren, så lenge det er nødvendig for den aktuelle behandlingen.

Dine rettigheter og tilbakekalling av samtykke

Behandling av personopplysninger som utføres av NordiCare basert på evnen til å kunne utføre avtaler og regnskap, kan gjennomføres uten ditt samtykke. For behandling av andre formål, kreves det imidlertid samtykke fra deg.

Du kan når som helst tilbakekalle ditt samtykke ved å kontakte NordiCares kundeservice. Ved slik tilbakekalling, slettes samtlige opplysninger som er gitt ved samtykke og all behandling av opplysninger avsluttes. Du har også rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger begrenses til bestemte formål, slik at de for eksempel ikke brukes til direkte reklame, se også "Markedsføring" over.

I det tilfellet hvor samme opplysninger behandles både på grunnlag av samtykke og nødvendighet for å kunne fullføre en avtale (eller på annet juridisk grunnlag), kan opplysningene behandles og opprettholdes selv om du trekker tilbake ditt samtykke.

Kontakt NordiCares kundeservice:

info@nordicare.se

NordiCare Solrosvägen 1

SE-263 62 Viken, Sweden

Hvis du ønsker informasjon

Du har rett til å vite hvilken informasjon som er registrert på deg i våre systemer, og hvis du ønsker å supplere, slette eller korrigere disse. Hvis du ønsker å lese informasjonen som er lagret om deg, vennligst skriv ut en skriftlig forespørsel og send den til vår kundeservice per post. Malen nedenfor kan brukes ved forespørsel om registerutskrift. Registerutskrift er gratis og gjøres tilgjengelig på forespørsel. Kontakt vår kundeservice hvis du har spørsmål angående en slik forespørsel.

Jeg ønsker å be om en registerutskrift.

Sted og dato

Signatur

Navn blokkbokstaver

Personnummer

Folkeregistrert adresse

Telefonnummer/e-postadresse

Legg ved kopi av din legitimasjon. Vi sender informasjonen til din folkeregistrerte adresse.

Hvis du har kommentarer til vår behandling

Den som tror at en bedrift bryter personopplysningsloven kan kontakte ansvarlig myndighet, som i Sverige er Datainspektionen.